第3章 招标采购合同管理实务概要
3.1招标采购合同规划
3.1.1招标采购合同规划的概念和相关理解
(1)招标采购合同规划的概念
招标采购合同规划，是指在工程、货物、服务项目采购中，为了招标采购工作的顺利进行，结合对整个项目的目标期待、自身特点及内外部条件，对招标采购过程中需要订立的合同进行统筹计划与安排的活动。
(2)招标采购合同规划的相关概念
①初步合同规划。
指在工程建设项目或政府采购项目中，根据建设项目的可行性研究报告和有关项目建设的背景资料，在收集和分析项目目标和总体需求的前提下，对项目功能定位、资金安排、专业技术、时间计划和招标思路等方面进行的统筹计划活动。
初步合同规划工作包括项目总体需求分析和初步规划决策分析。
②最小工作单元。
指在工程建设项目或政府采购项目中，具备独立工作流程、能够单独实施的工作单元，具体体现为施工活动中的某项工作任务、设计活动中的某项专业设计工作，或者某货物的采购等。
③最小合同单元。
指在工程建设项目或政府采购活动中，具备独立交易条件、可以独立作为合同内容的工作事项或事项的集合。
在招标采购项目实践中，最小合同单元可能与最小工作单元相同，也可能是若干个最小工作单元的组合。
④招标合同单元。
指以有利于工程建设项目或政府采购活动中所有合同的管理为要求，在综合考虑经济效益、行业实践、市场竞争等因素的基础上，将最小合同单元进行优化组合，从而形成与所谓“标包”或“标段”相对应的合同单元。
在招标采购项目实践中，招标合同单元可能与最小合同单元相同，也可能是若干个最小合同单元的优化组合。
⑤工作单元与合同单元的关系。
具备独立交易条件和可以独立作为合同内容的最小工作单元，即为最小合同单元;不能独立交易、不能独立作为合同内容的最小工作单元，应与其他最小工作单元一起，构成最小合同单元。
(3)招标采购合同规划的作用
①有助于在实现工程建设项目或政府采购活动目标和招标人经营目标的过程中，节约成本、提高效率。
②有助于明晰招标采购各参与主体的权利义务界限，分清责任，发挥主观能动作用。
③有助于减少工程建设项目或政府采购活动全过程中各参与主体之间的纷争。
(4)招标采购合同规划与招标方案的关系
招标方案是指实施招标工作之前，通过分析工程建设项目或政府采购活动的需求、目标以及技术特点、管理特征、市场实际等，依据有关法律政策、技术标准和规范，对项目招标活动进行的总体规划，包括项目实施的目标、计划和措施等。
合同规划为招标方案的编制提供相关条件,招标采购合同规划的阶段成果文件是招标方案编制的重要依据之一，。因此，招标方案的实施效果是评价招标采购合同规划科学合理与否的重要依据。
(5)招标采购合同规划与项目管理方案的关系
①项目管理方案和招标采购合同规划均应建立在对项目进行工作分解的基础上。
②项目管理方案内容是招标采购合同规划的基础条件。
③招标采购合同规划直接影响项目管理方案目标的实现。
3.1.2招标采购合同规划的内容与步骤
(1)合同规划的内容
招标采购合同规划的内容包括：工程建设项目或政府采购活动目标和需求分析、初步合同规划、工作分解、合同数量及种类规划、合同体系确立、合同要素确定、合同订立及履行规划以及合同动态跟踪评估规划等。
①目标分析是基础，每一项合同规划内容的确定和执行都应当围绕整个项目的目标展开;
②合同数量及种类规划是前提，通过数量和种类的规划，来解构合同结构进而建构合同体系;
③合同要素规划是关键，一方面结合合同结构与体系，合理分配合同当事人权利义务及责任，进而确定合同条款，另一方面又关系着合同订立及履行的顺利程度。
(2)招标采购合同规划的步骤
1)初步合同规划
①合同总体需求分析的工作要点。从工作流程及逻辑的角度而言，工作要点包括：
A.总体目标的确定。
B.基本信息的采集。
C.相关市场信息的调研。
D.相关法律政策的调研。
E.项目总体需求分析。
F.合同总体需求分析。
②初步规划决策分析的工作内容。
初步合同规划的工作应当建立在项目目标和总体需求明确的基础上，因此应当在完成总体需求分析之后方可开始初步合同规划，具体工作围绕建设项目的资金筹集和投放计划、项目功能定位与用地规划要求、项目总体专业技术标准和品质、项目总体时间计划和招标可行性等方面进行分析、评估、决策工作。
③初步合同规划的成果要求。
完成合同总体需求和初步规划决策分析工作的标志是提交初步合同规划文件，为下步工作提供基础和前提，该工作的成果文件形式可以称之为“初步合同规划书”。
④招标师开展初步合同规划工作的注意事项。
招标师在进行初步合同规划时，应全面了解招标人的项目需求，并进行项目特征分析，进而为合同总体策划提供条件。
2)招标采购总体合同结构分解
招标采购总体合同结构分解，是指在建构合同体系之前，通过明确工程建设项目或政府采购活动的总体目标以及合同总体需求，分析项目的技术特点、经济特点、管理特征等，并结合市场因素、竞争性因素等，依据有关法律政策、技术标准和规范，确定项目相应阶段合同种类、数量的过程。
总体合同结构分解的目标是明确项目相关的所有合同的种类及数量，核心是确定招标合同单元。
经过总体合同结构分解应达到的效果包括：
①明确项目相关所有合同的种类、数量，并确定合同主体;
②合同结构分解应分解至最小工作单元并优化重组成招标合同单元，招标合同单元构成的体系能完全覆盖项目所有工作;
③合同分解的成果应以书面形式固定，并可以采用网状结构、树状结构或表格等形式表达。
3)建构招标采购合同体系
①招标采购合同体系的概念。
指根据项目的投资、进度、质量等目标要求，将已经分解完成的所有招标合同单元按照关键任务、合同依存度、逻辑顺序和时间顺序进行排列组合，不仅体现出招标合同单元项下作为组成部分的各最小合同单元，而且体现各招标合同单元之间的相互关系，从而形成以招标合同单元为关联、以最小合同单元为终端的相互衔接的合同网络关系。
②建构招标采购合同体系的方法。
A.树状结构分解。
B.责任分配矩阵。
③招标采购合同体系的成果要求。
完整的招标采购合同体系应能覆盖工程建设项目或政府采购活动的功能、规模、质量、价格、进度等需求，使项目实施的组织、方法、手段等都更具有系统性和可行性。
4)合同要素的计划与配置
招标采购合同要素，是指决定招标采购合同性质并反映具体交易活动实质内容或重要权利义务的关键要件和核心因素。合同要素是合同条款设置的重要依据，合同要素的配置，特别是具体合同的特殊要素的配置，直接影响着合同当事人的权利享有和义务承担，甚至影响着该合同目的的实现乃至招标采购合同整体目的的实现。
5)合同订立顺序的确定
招标师在建构合同体系的同时，应根据项目实施进度安排，结合各合同单元之间的逻辑关系和基础法律关系，明确招标合同单元之间的订立顺序。
确定合同订立顺序的方法主要为里程碑法，即按照项目中某些重要事件的开始或完成作为节点编制合同订立的先后顺序，并建立合同订立的里程碑计划或树状图。
6)合同规划成果文件
招标采购合同规划的最终成果文件应至少包括六个部分内容：
①项目概况;
②初步合同规划;
③项目合同结构与体系;
④合同要素计划分配书;
⑤合同订立顺序及条件建议书;
⑥成果文件的使用条件及使用提示。
3.1.3合同结构分解
(1)合同结构分解的概念和作用
合同结构分解是指对项目全生命周期内所需完成的工作按照合同管理的要求进行分解，直至分解至最小合同单元，再根据最小合同单元的属性与相互关系等因素确定招标合同单元，并以招标合同单元为要素建立合同结构体系。合理划分项目招标合同单元是招标采购合同规划的关键所在。合同结构分解的作用与项目管理的工作结构分解的作用基本相似，即通过合同结构分解，实现项目所有合同的系统规划，明确最小合同单元之间的逻辑体系以及单个合同的成本、进度和质量控制，进而合理确定招标合同单元，最终通过合同管理实现对项目整体的投资、进度和质量进行控制的目标。
合同结构分解的关键在于确定招标合同单元，而招标合同单元的确定直接或间接取决于最小工作单元的分解和最小合同单元的确定，故合同结构分解建立在整个项目工作分解的基础上。
(2)工作分解
工作分解是合同总体结构分解的基础工作，也是确定合同单元的前提和条件。常用的方法就是通过工作分解，确定最小工作单元。
工作结构分解是合同结构分解的基础工作和必经步骤。通过工作结构分解，将项目分解至最小工作单元;再根据项目的进度情况以及主体等因素，确定最小合同单元;再结合市场因素、竞争性因素、项目自身特点等内外条件，综合考虑并确定招标合同单元。由此可见，科学合理的合同结构分解依赖于工作分解结构的准确性和完整性。
(3)确定合同单元
招标采购合同规划中的合同结构分解的方法通常包括项目进度分解法和项目主体分解法。
(4)合同结构分解的结果呈现与表达形式
招标采购总体合同结构分解的结果包括项目合同结构体系图表和合同结构体系说明。总体合同结构分解可以有不同的表达形式，常用的有层次结构图和列表形式。
(5)合同结构分解的新技术应用
合同结构分解的新技术，本节主要介绍BIM模式与精益思维。
1) BIM模式
BIM即建筑信息建模(Building Information Modeling，BIM)，是基于数字化技术、可视化技术集成和管理与建设项目有关信息的方法。BIM模式采用BIM技术建立模型，集成了建筑、结构、建筑设备等三维(3D)信息模型，并集成了其他与建设项目有关的信息，有助于各参与主体直观、有效地理解建设项目情况，预先有效地分析和优化施工过程及资源配置，实现投资、时间和质量控制目标。
2)精益思维
①精益思维的概念。
精益思维的主要特点包括：注重过程标准化，减少变化和不可预见性;注重绩效评价，并及时根据绩效分析作出方案调整;注重对方需求，以实现双赢为目标。
②精益思维的原则。
首先，减少浪费，即在各环节剔除一切多余和无用的组织、程序和资源投入;其次，确定项目关键节点，发现并消灭影响项目推进的冗余;最后，要求项目全流程的顺畅不间断。
(6)招标师从事合同结构分解工作要点
①合同结构分解需以分析项目总体需求为前提。
②合同结构分解应以工作分解结构为基础。
③合同结构分解应对项目具体内容进行详细的陈述，并保证特定单份合同的唯一性和特定性。
④合同结构分解应注重历史数据的收集、分析和归纳。
⑤合同结构分解应合理分配履行主体的权利义务。
⑥合同结构分解应结合项目实施的限制条件。
⑦合同结构分解需对不确定因素进行必要假设。
⑧确定招标合同单元时应易于高效管理。
3.2招标采购合同的拟定和签订
经过招标采购合同规划确定招标合同单元，招标师应根据招标合同单元拟定招标采购合同。在实践中，招标采购合同拟定的方法主要是合同要素拟定法。
3.2.1合同要素拟定法
(1)合同要素拟定法的概念
合同要素拟定法，是指根据合同法的一般原理及相关规定，特别是按照具体合同所反映的某项经营管理活动的特点分析确定合同要素，进而按照各要素之间的逻辑体系拟定合同的方法。
对于具体合同而言，合同要素拟定法应予考虑的合同要素包括一般的合同要素和特殊的合同要素。
所谓一般的合同要素，是内容完整、形式合法的合同一般都具备的要素，如当事人的名称或姓名及住所、标的、违约责任、争议解决方法等。所谓特殊的合同要素，是指并非每个合同都应当具备，而是具体需拟定的合同根据其交易活动的具体特点、市场现状、交易条件情况等，需要在合同条款中特别反映的要素。如施工合同中的变更、索赔等要素。
(2)合同要素拟定法的特点
合同要素拟定法的特点包括：
①以合同要素作为合同各条款设定的依据。
②通过各要素目标的覆盖达到合同整体目标的覆盖。
③同时设计合同的一般条款与特殊要求条款。
(3)合同要素的确定
对于一般的合同要素，通常根据法律规范的相关规定，结合交易习惯加以确定;对于特殊的合同要素，通常需根据行业实践中的交易惯例，并结合交易活动的具体条件确定。
3.2.2招标采购合同拟定的步骤
合同拟定通常包括人员及工作方案准备、交易活动分析、环境调研、合同目标分析、合同风险梳理、确定交易模式、选择合同文本以及拟定合同条款等步骤。
(1)人员及工作方案准备
(2)交易活动分析
交易活动分析包括交易目的分析、交易活动经济指标分析、交易活动技术要求分析等。交易活动分析的目标在于帮助合同起草人员熟悉具体合同的合同目的、所反映的具体经济活动的特点等交易活动的规律和特征。
(3)环境调研
①法律政策调研。
②市场环境调研。
③潜在供应商调研。
(4)合同目标分析
合同目标分析应遵循以下原则：
①合同目标的确定性，并有明确具体的结果或成果要求;
②合同目标的可衡量性，包括质量、数量、时间、成本等指标;
③合同目标的系统性，即阶段合同目标之间应相互衔接构成有机统一体;
④合同目标的可实现性，即合同目标的实现既有挑战性又有现实的实现可能;
⑤合同目标的整体性，合同目标应围绕项目整体目标和招标人经营目标开展。
(5)合同风险梳理
(6)确定交易模式
确定合同交易模式的方法主要为分析比较法，即在对合同目标、合同主体以及交易活动特征分析的基础上，通过比较以往类似交易活动的成功经验，确定合理的合同交易模式。
(7)选择合同文本
(8)合同条款拟定
合同条款拟定应保证合同结构的完整性、合同内容的合法性、合同条款的可执行性以及合同条款与具体交易活动的对应性，避免粗放管理和合同条款的遗漏，并应注意以下九点：
1)界定合同性质
2)体现交易特点
3)明确合同标的
4)设置便于合同履行的程序条款
5)合理分担风险
6)保证交易安全性
7)合同体系性
8)术语与用语的准确性
9)纠纷处理与合同管辖
总体而言，合格的合同应该至少具备以下特点：第一，内容、形式与程序有效;第二，各方权利义务均衡，风险分担合理;第三，合同条款具有可操作性;第四，合同结构合理、用语规范、逻辑严谨。
3.2.3招标采购合同签订
(1)确认合同主体资格
签订合同前应严格审核合同相对方主体资格文件，重点审查合同相对方的工商营业执照、组织机构代码、税务登记证、经营资质证书等经营许可证件，涉及合同付款的，还应审查银行开户许可等证照资料。
(2)重视合同内容审核
签订合同前应仔细核验合同内容，重点审查合同的合法性、完整性、公平性以及体系性。
(3)保证签约程序合法
招标采购合同的签订应严格遵守《招标投标法》关于“招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起30日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同”的规定。
(4)明确签约代表权限
签订合同时应审核合同相对方签约代表的身份，重点是合同相对方签约代表有无权限签订相应的招标采购合同，包括审核法定代表人身份证明、签约代表授权委托书等，其中授权委托书上应载明授权范围、授权期限，并由法定代表人签字、加盖单位公章。
3.3招标采购合同履行与控制
3.3.1招标采购合同目标管理
项目管理目标通过合同目标管理的实现而实现，合同目标管理的具体做法主要分为三部分：
第一阶段为合同目标的设置;
第二阶段为安排合理和全面的权利义务;
第三阶段为权利义务的实现过程。
3.3.2招标采购合同交底管理
(1)合同交底概念
合同交底是指由参与合同起草、编制、谈判和签订的合同管理人员，组织合同执行人员学习、分析合同的合同管理行为。
合同交底的目的主要是促进合同订立过程中信息的传递、合同风险的防范、合同管理责任的分担等方面。
(2)合同交底的作用
①合同交底有助于规范合同各方管理行为，促进工程项目目标的实现，帮助项目管理成员在了解整个合同内容和合同关系的同时，明确自己的工作职责与合同的责任、义务以及权利的对应关系，提高项目管理人员处理实际问题方法的有效性和正确性，促进项目目标的实现。
②合同交底是项目管理人员理解工作职责的需要。
③合同交底有利于及时发现合同隐藏的问题，事先控制合同风险。
④合同交底有助于落实招标采购合同管理体系。
(3)合同交底的内容
①合同目标。
②合同标的物。
③合同要素。
④合同履行程序。
⑤合同资料管理。
(4)合同交底的程序
①编制合同交底方案。
②事项答疑。
③意见反馈及合同完善。
3.3.3招标采购合同重点要素管理
(1)价款管理
(2)质量管理
(3)时间管理
(4)安全管理
(5)环境保护管理
3.3.4招标采购合同收尾
合同收尾是在合同当事人履行完毕各自的合同义务后，进行已完工作与成果的验收、验证和交付等方面工作。
3.3.5招标采购合同跟踪与评价
(1)招标采购合同跟踪的内容
①项目计划和目标的实现情况。
②项目的外部因素。
③项目的内部因素。
在合同跟踪完成后，应及时编制跟踪分析报告，沟通相关的管理信息。跟踪分析报告的内容主要包括：跟踪目的，起止时间，参加人员，跟踪内容，跟踪方法，跟踪结果，合同履行中的偏差，变更原因和改进建议等。
(2)招标采购合同跟踪的方法
招标采购跟踪过程中可以应用的管理方法和手段比较多，在选择采用的方法时，应注意以下几点：
①合同跟踪和信息管理的总体规划相协调。
②合同跟踪的及时性。
③信息的标准化和报表的规范化。
3.3.7招标采购合同信息管理
(1)招标采购合同信息管理的概念
招标采购合同信息管理，是指招标人对工程建设项目或政府采购活动合同管理过程中形成的有用数据的收集、分析、储存和利用等管理工作。
招标采购合同信息管理系统主要有两种类型，一是人工管理信息系统，二是计算机管理信息系统。招标采购合同信息管理的具体工作主要包括项目合同信息收集、加工、传递和处理。
(2)招标采购合同信息管理的作用
招标采购合同信息管理的主要作用是：
①及时调整决策，降低决策成本。
②优化资源配置，节约项目总体投资成本。
③留存证明资料，减少争议解决成本。
(3)招标采购合同信息管理的步骤
1)合同信息管理计划
2)建立合同信息管理系统
3)合同信息收集及分析
4)合同信息传递
信息传递包括信息送达和信息反馈，具体是指使信息以规范的形式传递给信息的需求者，并获得信息获取者的反馈的过程;信息传递途径的设计需要考虑的主要问题包括信息传递的时间、反馈周期、信息接收系统的建立等方面，其目的应当以实现快速接受和合理反馈为核心。
5)信息管理控制
合同信息收集工作应坚持及时、准确、真实、有效的原则，严防编造数据、弄虚作假的现象发生。合同信息管理负责人对最终进入数据库的信息负有核准的责任。
(4)合同信息管理辅助工具
招标师课程试听
