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2016年《初级电算化》讲义:用友软件操作(3)

第二节 系统初始化

  【学习目的与要求】

  通过本节的学习,要求掌握在会计软件初始化过程中设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别以及输入期初余额的方法。类似于手工核算中的建账工作。

  一、概述

  1.系统初始化是指将通用会计软件转变成专用会计软件,并将手工会计业务数据移至到计算机中的一系列准备工作,这是使用财务软件的基础。总账系统初始化一般包括:设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别、录入期初余额等操作。

  2.系统初始化工作的好坏,直接影响到会计电算化工作的效果。

  3.总账系统初始化一般包括:设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别、录入期初余额等操作。

  4.系统初始化操作流程:设置基础档案→设置会计科目→设置凭证类别→录入期初余额

  5.启动并注册用友Tong2005。

  二、设置基础档案

  设置基础档案包括设置部门档案、设置职员档案、设置客户档案、设置供应商档案、设置外币及汇率、设置结算方式等。这些档案信息将在设置会计科目、填制凭证等操作中将有选择地被引用。

  (一)设置部门档案

  在会计核算中,往往需要按部门进行分类、汇总和管理, 从下一级自动向有隶属关系的上一级进行汇总。部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称,以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。

  掌握操作步骤:“增加→输入信息→保存→退出”。

  (二)设置职员档案

  职员档案主要用于本单位职员的个人信息资料,设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。掌握操作步骤。

  操作提示:输入一个职员的档案信息之后,必须敲回车换行才能保存。

  (三)设置客户档案

  建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户档案资料,应先行在本功能中设定,平时如有变动应及时在此进行调整。

  如果企业需要进行往来账管理,必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等其他信息。掌握操作步骤。注意必须先选择末级分类,然后才能输入客户档案。如果企业需要进行往来账管理,必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。

  (四)设置供应商档案

  如果企业需要进行往来账管理,必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档案。在采购管理等业务中,需要处理的供应商的档案资料,应先在本功能中设定,平时如有变动要及时在此进行调整。

  提示:必须先选择末级分类,然后才能输入客户档案。

  (五)设置外币及汇率

  汇率管理是为外币核算服务的。企业如有外币业务,应进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率的数值,并不决定在制单时究竟是使用固定汇率还是浮动汇率,制单时使用固定汇率还是浮动汇率是由帐簿初始化设置决定的。

  (六)设置结算方式

  为便于管理和提高银行对账的效率,软件提供了设置银行结算方式的功能,用来建立在经营活动中所涉及到的结算方式。

  结算方式设置主要包括:结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。票据管理标志是软件为辅助出纳对银行结算票据而设置的功能,类似与手工系统中的支票登记簿的管理方式。

  【例题5-9】判断题:输入客户档案时,不用选择客户分类,可直接输入客户档案。( )

  正确答案:×

  解析:输入客户档案时,必须先选择末级分类,然后才能输入客户档案。

  【例题5-10】多选题:设置基础档案时,主要包括的项目有( )。

  A.设置职员档案 B.设置客户档案 C.设置供应商档案 D.设置部门档案

  正确答案:ABCD

  解析:此四项均是基础档案设置中比较重要的内容。

 

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