秘书资格四级重点复习:会议值班

(一)会议值班工作的内容和意义

1、会议值班工作的内容

(1)值班电话记录。

(2)值班接待记录。

(3)值班日记。

(4)做好信息传递。

2、会议值班的意义

会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行。

(二)安排会议值班的工作程序

1、制定值班工作制度

(1)信息处理制度。

(2)岗位责任制度。

(3)交接班制度。

2、明确值班工作任务

(1)在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。

(2)要加强与会议无关人员出入会场的控制。

(3)手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。

(4)要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。

(5)要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。

(6)必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。

(7)做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。

(8)必要时，应建立主管领导带班制度。

3、编制会议值班表

会议值班表应包括以下内容：

(1) 会议值班时间期限和具体值班时间。

(2) 会议值班人员姓名。

(3) 会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。

(4) 会议值班负责人姓名或带班人姓名。

(5) 用简明的文字表明值班的工作内容。

(6) 表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。