二级秘书办工事务和管理：计算机存档

一、电子档案的优点

1、操作方便

形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加方便。

2、传递快捷、实现资源共享

一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的区别非常明显。而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约。

3、存储空间小

无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾，而电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾，例如：一张光盘容量可达600MB-4 000MB，可存 35万张打印纸上的文字信息或 10万页图形信息。而且，如果不移动存储载体，只处理信息，那么电子档案几乎无重量和体积可言，相比之下纸质文件的笨重就显而易见了。

4、具有多种表现形式

随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形。声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，这就造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。

5、复制时不容易丢失信息

纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问 题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理，几乎不存在这些问题。所以 完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。