二级秘书办工事务和管理：办公室的职能

一、接收和收集信息

1.个人的口头信息;

2.电话信息;

3.书面信息

4。计算机输出信息;

5.传真通讯;

6.其他各种形式的书面联络信息，包括内部的和外部的。

二、记录信息

通过一定的记录系统进行信息的记录，并做好保密工作，这样才能使信息以一定的格式保存下来，以备日后查用。方式有：

1.逐字记录;

2.摘要;

3.统计分类;

4.直观记录;

5.将数据转换成计算机存储的形式。

三、整理信息

对各种信息进行整理是为了使信息以一种可用的形式出现，并在将来能发挥它的最大作用。方式有：

1.汇编或编辑;

2.计算和总结;

3.整理和分类;

4.复制或以一种完全不同的形式进行复制以供以后管理活动的需要。

四、以最有效的方式传播信息

1.人对人的口头传递;

2.通过电话;

3.通过文件;

4.通过图表或较直观的形式;

5.数据通信。

五、保护公司的资产

1.检查财务收支情况;

2.检查库存;

3.检查固定设施和装备;

4.建立安全保障措施;

5.通过履行法定义务。