按照以下便条要求完成工作
背景说明：你是亚晖时代公司行政总监李琳，下面是总经理王涛需要你完成的工作。
按照以下便条要求完成工作。
便 条
李琳：
我公司历次召开办公会，组织工作总是很杂乱，为了改进工作，请你先就组织办公会的程序问题提出意见，用备忘录的形式发给我，然后我们一起讨论后再行改进。
谢谢。
总经理：王涛
2007年4月6日
参考解析：
备忘录
发给：王涛
发自：李琳
日期：2007年4月8日
内容：
一 收集议题
召开办公会前，必须做好议题的收集工作，这是开好办公会的前提条件。收集议题的工作一般由办公室或秘书部门负责。收集议题的主要渠道有：
(1)向领导班子成员收集，请他们提出议题。
(2)向各部门收集，需要在办公会上讨论、决定的议题。
(3)向下属部门收集，如请示、报告需要批复和审议的事项等。
二 协调议题
(1)凡拟在办公会上讨论的议题是经过有关部门协商后的议题，对意见分歧较大的问题，先由部门负责人、部门之间、分管领导进行协商，协商意见基本一致，再提交办公会讨论，以免在会上扯皮。
(2)只提出问题，而没有解决问题的建议或意见，即不成熟的议题，不宜提交办公会审议，以免久而不决。
(3)准备文件。提交办公会讨论决定的事项，如有相关的文件、资料、说明等要提前准备到位，需要与会者了解、研究的文件资料要在会前分发给与会者。
(4)掌握缺席情况。对可能缺席的会议人员和需要列席的人员应事先掌握，并进行协调，以免影响议题的讨论。
(5)安排候会。由于办公会讨论的问题内容多、事项杂，列席人员相对较多。为节省时间，防止陪会和会议内容交叉扩散，应安排列席人员候会。秘书应事先了解和估算每项议程的大致时间，及时通知列席人员，保证列席人员能够准时进入会场。
(6)做好会议记录。办公会会议记录是会议纪要的依据，也是原始的资料记录，秘 书人员应按照会议记录的要求，认真做好办公会会议记录。
(7)写好会议纪要。办公会会议纪要是记载会议决定事项的结果性文件，秘书人员要根据会议记录认真写好会议纪要。会议纪要经领导人的签发方可印制和分发给有关部门贯彻执行。
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