第三节 工程项目的沟通管理
一、概述
沟通就是信息的交流，是人际(或组织)之间传递和交流信息的过程。在工程项目管理中工程项目相关各方通过信息的交流和传递进行沟通，建立人的思想和信息之间的联系。沟通是工程项目管理的重要内容，它包括为了确保工程项目信息的合理收集和传输，保证相互动作协调的一系列过程。
项目所有各方的沟通可概括为两大类：项目团队内部的沟通和与团队外部管理层和顾客进行的沟通。
(一)项目团队内部的沟通
项目团队成员有四种主要的沟通要求：
(1)责任。每一个项目成员都需要非常确切地知道他负责的是项目的哪一部分，与其他部分有哪些关联。在明确任务分工时，
要进行以下沟通：
①解释工作成果要求。一定要确保人们明确地知道他们应达成的工作成果，包括所有评判的标准。
②明确所期望付出的努力以及工作期限。可以运用网络图很好地解释个人的工作怎样配合整个项目。
③尽可能告知他们可能遇到的困难以及所需要的特别信息，为他们走向成功做好准备。
④当面进行工作任务的分配交接，留出充足酌时间进行答疑和讨论。
(2)协作。在项目实施过程中，参与项目建设的各方相互依赖、相互协作、相互影响，通过实施过程的沟通使相关各方有效地协调工作，确保项目目标的顺利实现。
(3)决策要求。要通过沟通使项目成员知道由顾客、项目主办者和管理者所做出的与项目实施及其业务环境相关的所有决策，从而与相关决策保持高度一致性。
(4)项目进展情况。要通过沟通使项目成员了解项目进展情况并跟上项目的进展。同时，如果项目经理能安排时间会见团队中的每一位成员，了解他们的个人工作进展情况，以及他们所面临的问题，那么就能促使他们更有成效地工作。
为了使项目按既定的轨道运作，需要定期召开会议以共享信息并做出相应决策。项目情况会议依赖于一种共同参与的管理风格，它建立在团队成员对项目计划共同参与的基础上。一次富有成效的项目情况会议可以满足项目团队内的多种沟通需求，为项目管理人员提供如下机会：
①提升团队凝聚力;
②将来自团队外部的有关项目进展信息通报给大家;
③发现潜在问题或就共同问题的解决方法进行沟通;
④确保整个团队共同分担责任以达成所有的项目目标。
(二)与管理层和顾客进行沟通
成功的项目管理人员可以满足利害关系者的期望，在所有应得到满足的利害关系者中，管理层和顾客应排在名单的最前面。项目管理人员应该考虑如何将信息传递给管理层和顾客。
(1)谁需要哪些信息，原因是什么;
(2)他们需要信息的详细程度如何，需要的频率是多少;
(3)当与管理层和顾客沟通时，你的目标是什么，达成目标的最好媒介是什么。
对上述问题做出回答将有助于你和这些重要利害相关者的沟通，从他们那里获得及时的决策和支持。与管理层和顾客就困难进行沟通的最好方式就是，把事实呈现给他们。当项目延期或超出预算时，问题发现得越早就越容易解决。
二、工程项目沟通管理的特征
1.复杂性
在工程项目建设周期的各阶段中，项目的各相关方在所建立的组织模式下不仅要进行组织间的相互沟通，还要与政府有关机构、公司、企业、居民等进行有效的沟通，同时由于项目各相关方的利益和角色不同，沟通的途径、方式方法与技巧也千差万别。另外，由于工程项目一次性的本质特点，使项目所建立的管理组织也具有临时性，所有这些都注定了工程项目沟通的复杂性。
2.系统性
工程项目建设是一个复杂的系统工程，工程项目建设的各阶段将会全部或局部地涉及社会政治、经济、文化等多方面，对生态环境、能源将产生或大或小的影响，这就决定了工程项目沟通管理应从整体利益出发，运用系统的思想和分析方法，全过程、全方位地进行有效的管理。
三、工程项目沟通的重要性
有效的沟通对工程项目的成功极为重要。要科学地实施对工程项目的组织、计划、控制和协调，就需要有效的沟通。沟通的重要性主要体现在以下几个方面：
(1)为项目的决策和计划提供信息。项目的相关各方通过工程项目内外部环境之间有关信息的沟通，获得对自己有价值的信息，并依据这些有价值的信息进行项目的决策和计划。
(2)作为组织和控制管理过程的依据和手段。在工程项目管理组织内部，没有好的信息沟通，情况不明就无法实施科学的管理。只有通过信息沟通，掌握工程项目组织内的各方面情况，才能为科学管理提供依据，才能有效地提高工程项目组织的效能。
(3)是改善人际关系，构建项目管理团队必不可少的条件。信息沟通是人的一种重要的心理需要，是人们用以表达思想、感情与态度，寻求同情与友谊的重要手段。畅通的信息沟通，可以减少人与人之间的冲突，改善人与人、人与组织之间的关系。
(4)是项目管理人员成功进行项目管理的重要手段。项目管理人员通过各种途径将意图传递给下级人员并使下级人员理解和执行。如果沟通不畅，下级人员就不能正确理解和执行领导意图，工程项目就不能按经理的意图进行，最终导致工程项目混乱甚至工程项目失败。因此，工程项目管理人员的沟通能力与领导过程的成功性关系极大。
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